Das Compliance Management Add-on für SharePoint®

AuditProof Compliance Manager

Behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihren Compliance Status

Der AuditProof Compliance Manager ermöglicht die effiziente Verwaltung und Dokumentation von diversen Management Systemen, wie z.B.: ISO 9001, ISO 14001, HACCP, ISO 27001.

Management Handbücher und deren Revisionen können abgelegt sowie auch an die hinterlegten zuständigen Personen automatisch verteilt werden. Auch die Planung und Dokumentation von regelmäßigen Prüfpflichten und Kontrollen ist übersichtlich und effizient möglich. Sowohl die konkreten Maßnahmen und Kontrollen, als auch die Basis der jeweiligen Verpflichtungen können somit dokumentiert werden. Aus diesen Informationen errechnet der Compliance Manager automatisch Terminvorschläge für eine bestimmte Aufgabe und weist sie der verantwortlichen Person zu.

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Vorteile im Überblick

  • Compliance Status auf einen Blick
  • Risikoverminderung
  • Aufwandsreduktion durch automatische Terminvorschläge
  • Revisionssichere Dokumentation
  • Proaktive Information über anstehende Termine und Eskalationen

Features

Die Verwaltung von Handbüchern diverser Managementsysteme (z.B.: QM) ist eine wesentliche Aufgabe der jeweiligen verantwortlichen Abteilung oder Person. Die Verwaltung von Anpassungen und neuen Revisionen der einzelnen Dokumente ist eine Aufgabe die, wenn sie manuell durchgeführt wird, sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Der Compliance Manager bietet hier eine effiziente Möglichkeit an, Dokumente und deren Revisionen sauber zu verwalten.

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Automatische Verwaltung der Dokumentenrevisionen in SharePoint
Automatische Verwaltung der Dokumentenrevisionen in SharePoint
Automatische Übernahme der aktuellen Revisionsnummer in das Basisdokument.
Automatische Übernahme der aktuellen Revisionsnummer in das Basisdokument.
Mögliche zusätzliche Aktionen, die auf ein Dokument eines Management Handbuchs angewandt werden können.
Mögliche zusätzliche Aktionen, die auf ein Dokument eines Management Handbuchs angewandt werden können.

Die geänderten Dokumente können intern sehr einfach mittels digitaler Office Signatur freigegeben und veröffentlicht werden.

Eine neue Version kann aber auch durch den Freigeber mit einem entsprechenden Kommentar abgelehnt werden. Der Verfasser des Dokuments wird entsprechend benachrichtigt. Nach Korrektur des Dokuments wird der Freigabeprozess neu gestartet.

Wird ein Dokument durch eine berechtigte Person schließlich final freigegeben, wird einerseits eine Kopie des Original-Dokuments erstellt und archiviert, und andererseits ein PDF-Dokument erstellt, das automatisch an einen öffentlich zugänglichen Ort innerhalb von SharePoint kopiert wird. Die Archivierung kann automatisch im AuditProof eArchive stattfinden, wenn in der gleichen SharePoint Farm vorhanden.

Der Compliance Manager verwendet die von MS Office unterstützen „Office Signaturen“ zur Freigabe der verschiedenen Dokumente. Der Vorteil dieser Lösung ist, dass das Dokument selbst unterschrieben wird. Auch im veröffentlichten PDF wird diese Unterschrift noch dargestellt. Das tatsächliche Original ist aber das Office Dokument.

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Freigabe des Dokuments mittels Office Signatur einfach in MS Word.
Freigabe des Dokuments mittels Office Signatur einfach in MS Word.
Mögliche Darstellung der elektronischen Signaturen im veröffentlichten PDF
Mögliche Darstellung der elektronischen Signaturen im veröffentlichten PDF

Ein weiterer wesentlicher Bestandteil des Compliance Managers ist die Verwaltung von Compliance-relevanten wiederkehrenden Aufgaben im Unternehmen. Bei eventuellen internen oder externen Audits stehen damit die Dokumentationen jederzeit zur Verfügung. Das beginnt mit der einfachen Erinnerung daran, dass die QM Handbücher überarbeitet werden müssen, kann aber auch gesetzlich relevante Dinge betreffen, wie die regelmäßige Überprüfung von sicherheitsrelevanten Geräten (Leitern, Feuerlöscher, Notbeleuchtung & Co).

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Verwaltung und Dokumentation der verschiedenen Objekte, die für die wiederkehrenden Aufgaben relevant sind. Hier kann auch eine entsprechende Dokumentation hinterlegt werden.
Verwaltung und Dokumentation der verschiedenen Objekte, die für die wiederkehrenden Aufgaben relevant sind. Hier kann auch eine entsprechende Dokumentation hinterlegt werden.
Verwaltung der verschieden Anforderungen und Management Handbücher.
Verwaltung der verschieden Anforderungen und Management Handbücher.
Verwaltung, Durchführung und Dokumentation der wiederkehrenden Aufgaben erfolgt direkt in SharePoint.
Verwaltung, Durchführung und Dokumentation der wiederkehrenden Aufgaben erfolgt direkt in SharePoint.
Dokumentation der durchgeführten Aufgaben
Dokumentation der durchgeführten Aufgaben

Die Dokumentation der durchgeführten Aufgaben wird automatisch in übersichtliche Struktur in entsprechenden SharePoint Bibliotheken abgelegt. Eine automatische revisionssichere Archivierung dieser Dokumente ist im Zusammenspiel mit AuditProof eArchive möglich.

Sobald ein Task einem User zugeordnet wird, wird dieser per Mail darüber informiert und kann per Link direkt aus dem Mail auf den jeweiligen Task verzweigen. Auch wenn ein Task mal liegenbleibt und die Fälligkeit der Durchführung überschritten wird, wird der User automatisch entsprechend informiert.

Der AuditProof Compliance Manager stellt sicher, dass jede Person nur die Dokumente und Aufgaben im System sieht, für die sie auch berechtigt ist. Eine Person die eine Aufgabe zur Durchführung zugewiesen bekommt sieht also nur seine eigenen Tasks, nicht aber die anderer Personen.


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