Mit der E-Rechnung zur intelligenten Eingangsrechnungsverarbeitung

effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen - flexibler Freigabeworkflow - revisionssichere Archivierung in SharePoint

Elektronische Rechnungen im PDF Format effizient und rechtssicher verarbeiten!

Wie geht Ihr Unternehmen mit digitalen Rechnungen (PDF) um?

Viele Unternehmen erhalten noch die Mehrzahl der Eingangsrechnungen als Papier oder als PDF-Dokument per e-Mail vom Lieferanten. Um aus rechtlicher Sicht sicher zu gehen werden die PDF-Rechnungen oftmals ausgedruckt und wie Papierrechnungen weiterverarbeitet und archiviert. Obwohl die Rechnung also digital im Unternehmen angekommen ist wird so komplett analog und ineffizient verarbeitet.

Die Komplettlösung zur Eingangsrechnung von free-com schafft hier Abhilfe. Stellen Sie innerhalb kürzester Zeit die Mehrheit Ihrer Lieferanten auf E-Rechnungen (PDF) um verarbeiten sie diese effizient und rechtssicher.

smart INVOICE: Rechnungsdaten intelligent extrahiert

Extrahierte Rechnungsbeträge werden automatisch kontrolliert

smart INVOICE ist der erste Schritt zu einer weitestgehend automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung im Unternehmen. Basierend auf den Ansätzen von künstlicher Intelligenz und Machine learning ist es in der Lage, die relevanten Rechnungsdaten (Kopf und Positionsdaten) aus einer PDF-Rechnung zu extrahieren – und zwar ohne das exakte Layout der Rechnung vorher zu kennen. Die absolute Mehrzahl der eingehenden Belege wird daher nach kurzer Zeit vollständig erkannt und automatisch ohne Userinteraktion an das Folgesystem weitergegeben. Bei jeder Rechnungsanalyse werden auch alle rechtlich relevanten Rechnungsmerkmale sowie die Konsistenz der Beträge geprüft.

Natürlich können auch gescannte Papierrechungen in dieser Art analysiert werden. Wird die Rechnung allerdings bereits als PDF empfangen, reduziert sich der Aufwand auf der Empfängerseite Seite nochmals, weil der Vorgang des Scannens und damit verbundene potenzielle Probleme komplett entfallen.

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Highlights

  • Verarbeitung von gescannten oder PDF-Rechnungen
  • Intelligente Datenextraktion von Rechnungsinhalten
  • Integrierte Compliance Prüfung
  • Verarbeitung von Internationalen Rechnungen
  • Selbstlernendes System
  • flexibler Freigabeworkflow auf Basis MS SharePoint
  • unabhängig vom ERP System


Flexibler Freigabeworkflow mit MS SharePoint

Die Freigabe der zu prüfenden Rechnung erfolgt angenehm direkt im SharePoint. Es  ist deshalb nicht erforderlich, dass alle User die Freigaben durchzuführen haben auch entsprechende ERP User-Lizenzen besitzen. Der Workflow selbst wird mit Nintex, dem de facto Standard Produkt im SharePoint Umfeld, erstellt. Im Freigabeprozess besteht die Möglichkeit über smartAssign, die Rechnungsdaten zu ergänzen bzw. den Rechnungsbetrag verschiedenen Kostenstellen und Konten zuzuordnen. Eventuell von smart INVOICE bereits extrahierte Positionsdaten können bereits übernommen werden und dienen smartAssign als Basis. Der Rechnungsbetrag kann hierbei je nach den zu bebuchenden Kostenstellen und Konten entsprechend auf unterschiedliche Positionen aufgeteilt werden. Die hier erfassten Daten werden damit als Input für die tatsächliche Buchung in der FIBU verwendet. Die Daten können über eine Schnittstelle an das FIBU System übergeben werden.

Die Gesamtlösung übersichtlich dargestellt

Illustration Workflow
Passgenau abgestimmte Angebote ermöglichen ein sehr kosteneffektives Eingangsrechnungsprojekt

Und so funktioniert es

Screenshot - Smart INVOICE Kontrolle
Positionsdatenextraktion und Abgleich mit Bestelldaten
Screenshot - Smart INVOICE Extraktion
Extrahierte Rechnungsbeträge werden automatisch kontrolliert
Screenshot - SharePoint Workflowdefinition ERM
Workflowdefinition in SharePoint
Screenshot - SharePoint Freigabe ERM
Kontierung und Freigabe

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Ihr direkter Draht

Ihr Ansprechpartner für die Eingangsrechnungsverarbeitung: Muhammed Al-Khoutani

Muhammed Al-Khoutani
muhammed.alkhoutani@free-com.at
Tel.: +43 1 50136 91451

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