SharePoint als ECM-Lösung bei IDEAL Kältetechnik

Projektbeschreibung

Das in Gmunden (OÖ) ansässige Traditionsunternehmen IDEAL Kältetechnik hat sich für die Implementierung einer SharePoint basierten ECM Lösung von free-com entschieden. Das vorhandene ERP System (Sage Office Line) wurde dabei nahtlos in die vorhandene SharePoint Umgebung integriert.

„Unsere User sind begeistert vom einfachen Zugriff auf alle relevanten Dokumente direkt aus unserem ERP System.“

Peter Herzog
IT Leiter, IDEAL Kältetechnik GmbH

Drei Schritte zum Projekterfolg

Die automatische Archivierung aller Dokumente direkt nach der Entstehung im ERP System. Circa 30 verschiedene Dokumenttypen aus den Bereichen Einkauf, Verkauf und Produktion werden so täglich ohne Zutun des Users samt Metadaten mittels AWELOS im SharePoint basierten Archiv abgelegt.

SharePoint basiertes Dokumentenarchiv von IDEAL Ake
SharePoint basiertes Dokumentenarchiv von IDEAL Ake
Übersichtliche Darstellung neuer Einkaufsdokumente
Übersichtliche Darstellung neuer Einkaufsdokumente
Ablageregeln für über 30 Dokumenttypen einfach konfiguriert
Ablageregeln für über 30 Dokumenttypen einfach konfiguriert
AWELOS - einfache und effiziente Ablage gescannter oder externer Dokumente zu einem ERP Vorgang
AWELOS - einfache und effiziente Ablage gescannter oder externer Dokumente zu einem ERP Vorgang

Die effiziente interaktive Ablage von gescannten oder anderen Dokumenten mittels AWELOS Client. Damit können gescannte Dokumente - z.B. Werkstattaufträge - einfach und effizient dem richtigen Geschäftsfall im ERP (z.B. Auftrag) zugeordnet und strukturiert abgelegt werden.

Der einfache und schnelle Zugriff auf alle relevanten Dokumente direkt aus der entsprechenden ERP Maske durch die CONNECT Sidebar. Befindet sich ein User zum Beispiel in der Auftragsmaske im Verkaufsmodul zeigt CONNECT sofort alle für den aktuellen Auftrag wichtigen Dokumente, wie z.B. eine Auftragsbestätigung, aber auch die relevante Korrespondenz mit dem Kunden.

CONNECT - zeigt alle relevanten Dokumente zu einem Geschäftsvorfall - hier zu einer Bestellung
CONNECT - zeigt alle relevanten Dokumente zu einem Geschäftsvorfall - hier zu einer Bestellung
CONNECT - Suche und Ablage von Dokumenten im richtigen Kontext
CONNECT - Suche und Ablage von Dokumenten im richtigen Kontext

Fazit

Das ECM Projekt ist damit für IDEAL-AKE aber noch nicht zu Ende. Bereits bei den ersten Schulung kamen viele Anregungen für neue Anwendungsfälle von den Benutzern, die die Möglichkeiten der innovativen Tools sofort erkannt haben. Zum Beispiel sollen auch Angebote, die in einer spezialisierten Kalkulationsanwendung entstehen, in SharePoint abgelegt werden und später beim eigentlichen Auftrag über CONNECT eingesehen werden können.

Effizienter Dokumentenzugriff

Dokumente aus SharePoint automatisch im richtigen Business Kontext: mit der CONNECT Sidebar.

Mehr zu CONNECT erfahren