Mit der E-Rechnung zur intelligenten Eingangsrechnungsverarbeitung

effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen - flexibler Freigabeworkflow - revisionssichere Archivierung in SharePoint

Elektronische Rechnungen im PDF Format effizient und rechtssicher verarbeiten!

Wie geht Ihr Unternehmen mit digitalen Rechnungen (PDF) um?

Viele Unternehmen erhalten noch die Mehrzahl der Eingangsrechnungen als Papier oder als PDF-Dokument per e-Mail vom Lieferanten. Um aus rechtlicher Sicht sicher zu gehen werden die PDF-Rechnungen oftmals ausgedruckt und wie Papierrechnungen weiterverarbeitet und archiviert. Obwohl die Rechnung also digital im Unternehmen angekommen ist, wird sie komplett analog und ineffizient verarbeitet.

Die Komplettlösung zur Eingangsrechnung von free-com schafft hier Abhilfe. Stellen Sie innerhalb kürzester Zeit die Mehrheit Ihrer Lieferanten auf E-Rechnungen (PDF) um und verarbeiten Sie diese effizient und rechtssicher.

smart INVOICE: Rechnungsdaten intelligent extrahiert

Screenshot - Kontrolle der extrahierten Rechnungsdaten
Kontrolle der extrahierten Rechnungsbeiträge im Web-Verifier

smart INVOICE ist der erste Schritt zu einer weitestgehend automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung im Unternehmen. Basierend auf den Ansätzen von künstlicher Intelligenz und Machine Learning ist es in der Lage, die relevanten Rechnungsdaten (Kopf und Positionsdaten) aus einer PDF-Rechnung zu extrahieren – und zwar ohne das exakte Layout der Rechnung vorher zu kennen. Die absolute Mehrzahl der eingehenden Belege wird daher nach kurzer Zeit vollständig erkannt und automatisch ohne Userinteraktion an das Folgesystem weitergegeben. Bei jeder Rechnungsanalyse werden auch alle rechtlich relevanten Rechnungsmerkmale sowie die Konsistenz der Beträge geprüft.

Natürlich können auch gescannte Papierrechnungen in dieser Art analysiert werden. Wird die Rechnung allerdings bereits als PDF empfangen, reduziert sich der Aufwand auf der Empfängerseite nochmals, weil der Vorgang des Scannens und damit verbundene potenzielle Probleme komplett entfallen.

Jetzt unverbindlich anfragen

Highlights

  • Verarbeitung von gescannten oder PDF-Rechnungen
  • Intelligente Datenextraktion von Rechnungsinhalten
  • Integrierte Compliance Prüfung
  • Verarbeitung von Internationalen Rechnungen
  • Selbstlernendes System
  • Intelligente Freigabeprozesse mit smartWorkflow
  • Unabhängig vom ERP System


Mit smartWorkflow den weiteren Freigabeprozess optimieren

Mit smartWorkflow können Sie nun den weiteren internen Freigabeprozess der Rechnungen flexibel und mehrstufig gestalten. Die intuitive Benutzeroberfläche macht es den Usern sehr einfach, alle notwendigen Informationen im Blick zu haben. Darüber hinaus sind unterschiedliche Freigabelimits und eine Stellvertreterregelung konfigurierbar.

Die Kommunikation zur Rechnung erfolgt direkt in einem Chat-Fenster, wodurch eine schnelle Beantwortung alle Fragen gewährleistet wird und zusätzlich Rückfragen bei Personen möglich werden, die nicht standardisiert im Workflow integriert sind.

Die Lösung ist multimandantenfähig und Freigaben können, dank der Unterstützung mobiler Devices, auch von unterwegs erfolgen.

Die Gesamtlösung übersichtlich dargestellt

Illustration Workflow
Passgenau abgestimmte Angebote ermöglichen ein sehr kosteneffektives Eingangsrechnungsprojekt

Und so funktioniert es

Screenshot - Smart INVOICE Kontrolle
Positionsdatenextraktion und Abgleich mit Bestelldaten im Classic Verifier
Screenshot - Kontrolle der extrahierten Rechnungsdaten
Kontrolle der extrahierten Rechnungsbeiträge im Web-Verifier
Screenshot SmartWorkflow Rechnungsfreigabe Detailansicht
Rechnungsfreigabe Detailansicht mit Positionssplit auf Kostenstellen und Chat-Sidebar
Screenshot - SmartWorkflow Aktion setzen
Einfach Workflowstatus setzen, z.B. Ablehnung mit Begründung

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Ihr direkter Draht

Ihr Ansprechpartner für die Eingangsrechnungsverarbeitung: Muhammed Al-Khoutani

Muhammed Al-Khoutani
muhammed.alkhoutani@free-com.at
Tel.: +43 1 50136 91451