Effiziente Reisekostenabrechnung mit digitalen Freigabeprozessen

automatisierte Erfassung relevanter Rechnungsdetails - userfreundliche, übersichtliche Benutzung - flexible Freigabe

Intelligente Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnungen mit wenig Aufwand erstellen und freigeben

Wie geht Ihr Unternehmen mit Spesenabrechnungen um?

In vielen Unternehmen rechnen MitarbeiterInnen ihre Reisekosten noch mit komplizierten (ausgedruckten) Excel-Listen und geklammerten Originalbelegen ab. Neben dieser aufwendigen Arbeit müssen zusätzliche Posten wie Diäten oder KM-Geld berechnet werden. Ein zeitintensiver Prozess, der noch dazu sehr anfällig für Fehler unterschiedlichster Art ist. 

free-com hat für diesen Prozess nun eine viel einfachere, zeit- und kosteneffizientere Lösung entwickelt: smartTravel. Die Spesenabrechnung erfolgt dabei digital und kann von allen Beteiligten (orts)unabhängig bearbeitet werden. Rechnungen können unmittelbar bei Entgegennahme fotografiert und per Mail im eigenen Account hinterlegt werden. Somit sind die Belege unverzüglich abgelegt und für die weitere Verarbeitung nach Rückkehr an den Arbeitsplatz gespeichert. Übersichtliche Freigabeprozesse und einfache Kommunikationsmöglichkeiten garantieren anschließend einen reibungslosen Ablauf von Antragstellung bis zur Freigabe durch die Vorgesetzten.

smartTravel: Reisekostenabrechnung digital und ohne viel Aufwand

Chat Fenster smartTravel
Direkte und schnelle Kommunikation über das integrierte Chat-Modul

Analoge Rechnungen werden mit dem Smartphone fotografiert und per Mail an smartTravel versendet, digitale Rechnungen können ganz einfach per Drag&Drop eingefügt werden. smartTravel liest anschließend alle relevanten Daten dieser Rechnungen aus, darunter Belegland, Steuersätze, Währung, Brutto- und Nettobeträge. Wechselkurse sind hinterlegt und können mittels Auswahl des Datums berechnet oder, bei abweichenden Beträgen, manuell korrigiert werden. Fallen Diäten an, werden diese automatisch auf Basis des für den Users hinterlegten Kollektivvertrags (Österreich) berechnet. Der User wählt lediglich diejenigen Mahlzeiten aus, die bereits in der Abrechnung enthalten sind und trägt außerdem die individuellen Informationen für seine Reise ein (Reisezeitraum, Zweck, etc.). Besteht Anspruch auf KM-Geld, kann dies in einem einfachen Formular berechnet werden. 
Der Antrag wird anschließend zur Freigabe an die nachfolgenden Stellen geschickt. Eine übersichtliche Zusammenfassung der Kalkulation, sowie der einzelnen Rechnungen aufbereitet im Anhang, stehen in smartTravel jederzeit zur Verfügung.

Highlights

  • Unkomplizierte Einspielung der (fotografierten) Rechnungen via Mail oder Drag&Drop
  • Automatische Erfassung aller relevanten Rechnungs- und Reisedaten 
  • Responsive Abrechnungsvorlage spezifisch für die jeweiligen Reisedaten für Übersichtlichkeit, geringe Fehleranfälligkeit
  • Userfreundliche Bedienung und vorkonfigurierte Freigabeworkflows
  • Integrierte Chatfunktion für unkomplizierte Kommunikation 
  • Flexibler, digitaler Freigabeworkflow für ortsunabhängiges, effizientes Arbeiten 

Investitionsprämie: bis zu 20% fördern lassen

Die intelligente Reisekostenabrechnung wird bis Februar 2021 im Schwerpunkt-Bereich "Digitalisierung" mit bis zu 14% österreichische Investitionsprämie gefördert. Bei erfolgreicher Einreichung geben wir zusätzlich 6% Rabatt auf die Lizenzen

Mehr erfahren

Mit smartWorkflow den weiteren Freigabeprozess optimieren

Mit smartWorkflow lässt sich der nachfolgende interne Freigabeprozess unkompliziert digital gestalten. Die Lösung ist mehrstufig und multimandantenfähig. Alle Prozesse, bis hin zur Freigabe der Abrechnung, können dank der Unterstützung mobiler Devices auch von unterwegs erfolgen. Die intuitive Benutzeroberfläche macht es den Usern einfach, notwendige Informationen im Blick zu haben.
Die Kommunikation zur Abrechnung erfolgt in einem integrierten Chat-Fenster, somit ist eine schnelle Beantwortung aller Fragen gewährleistet. Zusätzlich ist es möglich, bei Rückfragen Personen zu involvieren, die nicht standardisiert im Workflow integriert sind, automatisch generierte Mails weisen die jeweiligen Personen auf offene Fragen oder Anträge hin. 

Produktseite von smartWorkflow besuchen:

Und so funktioniert es

Dashbord Spesenabrechnung
Übersichtliches Dashbord mit allen Anträgen inklusive aktuellem Status. Neue Anträge können hier per Klick angelegt werden.
Reisekostenabrechnung
Automatische Erfassung aller relevanten Rechnungsdetails inkl. Wechselkurse an bestimmten Daten
Diäten bei Reisekostenabrechnung
Konsumierte Mahlzeiten und Übernachtungen per Klick angeben und berechnen lassen.
Kilometer Geld Abrechnung
Unkomplizierte Kilometer-Geld Abrechnung.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Ihr direkter Draht

Ihr Ansprechpartner für die Eingangsrechnungsverarbeitung: Muhammed Al-Khoutani

Muhammed Al-Khoutani
muhammed.alkhoutani@free-com.at
Tel.: +43 1 50136 91451

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