Digitale Spesenabrechnung in wenigen unkomplizierten Schritten

minimaler Zeit- und Arbeitsaufwand - übersichtliche Workflows - digitale Freigabeprozesse

Reisekosten Abrechnung automatisiert digital

Abrechnungen von Spesen unkompliziert digital erstellen und freigeben

Wie geht Ihr Unternehmen mit Spesenabrechnungen um?

In vielen Unternehmen rechnen MitarbeiterInnen ihre Spesen noch mit komplizierten (ausgedruckten) Excel-Listen und geklammerten Originalbelegen ab. Neben dieser zeit- und ressourcenintensiven Aufbereitung ist der Aufwand sehr hoch, alle Rechnungen über den benötigen Zeitraum sortiert aufzubewahren - besonders, wenn es um eine größere Anzahl an Rechnungen in verschiedenen Zeiträumen und Projekten geht.

free-com hat für diesen Prozess nun eine viel einfachere, zeit- und kosteneffizientere Lösung entwickelt: smartExpense. Die Spesenabrechnung erfolgt dabei digital und kann von allen Beteiligten (orts)unabhängig bearbeitet werden. Rechnungen können unmittelbar bei Entgegennahme fotografiert und per Mail im eigenen Account hinterlegt werden. Somit sind die Belege unverzüglich für die spätere Abrechnung abgelegt und gespeichert. Übersichtliche Freigabeprozesse und einfache Kommunikationsmöglichkeiten garantieren einen reibungslosen Ablauf von Antragstellung bis zur Freigabe durch die Vorgesetzten.

smartExpense: die digitale Spesenabrechnung in wenigen Schritten

Übersichtliche Darstellung der eingereichten Anträge, die eine Bearbeitung oder Freigabe benötigen

Analoge Rechnungen werden mit dem Smartphone fotografiert und per Mail an smartExpense versendet, digitale Rechnungen können ganz einfach per Drag&Drop eingefügt werden. smartExpense liest anschließend alle relevanten Daten dieser Rechnungen aus, darunter Belegland, Steuersätze, Währung, Brutto- und Nettobeträge. Der User trägt die individuellen Informationen für seine Abrechnung ein und kann die Höhe des KM-Geld berechnen lassen. Der Antrag wird anschließend zur Freigabe an die nachfolgenden Stellen weitergesendet. Eine übersichtliche Zusammenfassung der Kalkulation, sowie der einzelnen Rechnungen aufbereitet im Anhang, stehen in smartExpense jederzeit zur Verfügung.

Highlights

  • Compliance-konforme Abrechnung aller Spesen und Diäten
  • Unkomplizierte Einspielung der Rechnungen als (fotografierte) Kopie via Mail oder Drag&Drop
  • Automatische Erfassung aller relevanten Rechnungsdetails: Steuersätze und jeweilige Brutto- und Nettobeträge
  • Eingebettete Chatfunktion zur schnellen Kommunikation 
  • Flexibler, digitaler Freigabeworkflow für ortsunabhängiges, effizientes Arbeiten
  • Übersichtlichkeit, userfreundliche Anwendung, Gesamtüberblick

Investitionsprämie beantragt?

Unsere Lösungen können im Rahmen der Investitionsprämie für Digitalisierung umgesetzt werden. Wir sprechen gerne mit Ihnen über die weitere Vorgehensweise! 

Mehr erfahren


Mit smartWorkflow den weiteren Freigabeprozess optimieren

Mit smartWorkflow lässt sich der nachfolgende interne Freigabeprozess unkompliziert digital gestalten. Die Lösung ist mehrstufig und multimandantenfähig. Alle Prozesse, bis hin zur Freigabe der Abrechnung, können dank der Unterstützung mobiler Devices auch von unterwegs erfolgen. Die intuitive Benutzeroberfläche macht es den Usern einfach, notwendige Informationen im Blick zu haben.
Die Kommunikation zur Abrechnung erfolgt in einem integrierten Chat-Fenster, somit ist eine schnelle Beantwortung aller Fragen gewährleistet. Zusätzlich ist es möglich, bei Rückfragen Personen zu involvieren, die nicht standardisiert im Workflow integriert sind, automatisch generierte Mails weisen die jeweiligen Personen auf offene Fragen oder Anträge hin. 

Und so funktioniert es

Übersichtliches Dashbord mit allen Anträgen inklusive aktuellem Status. Neue Anträge können einfach per Klick angelegt werden.
Erfassung von Rechnungen und automatisches Auslesen aller Steuersätze, Brutto- und Nettobeträge
Übersichtliche Gesamtabrechnung mit allen Beträgen und Rechnungen im Anhang
Chatfunktion für schnelle Kommunikation, Status Quo der einzelnen Freigabeschritte. Finale Freigabe durch vorkonfigurierte Mandanten.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Ihr direkter Draht

Ihr Ansprechpartner für die Eingangsrechnungsverarbeitung: Muhammed Al-Khoutani

Muhammed Al-Khoutani
muhammed.alkhoutani@free-com.at
Tel.: +43 1 50136 91451

Durch Absenden des Formulars stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu.